Ce que nous traitons pour votre compte.

Dernière mise à jour : 25 août 2026.

1. Les rôles

Votre agence est responsable de traitement : c'est elle qui décide des données de ses clients, de ses prospects et de ses collaborateurs. Kappn est sous-traitant : il n'agit que sur les instructions de votre agence, pour votre agence seulement.

Cet accord fait partie des conditions générales de vente et s'applique pendant toute la durée de l'abonnement. Il ne couvre pas les données que Kappn traite pour son propre compte, qui relèvent de la politique de confidentialité.

Identité complète du sous-traitant, forme juridique, numéro SIREN et adresse du siège : information non encore publiée. Elle figurera dans les mentions légales.

2. L'objet, la nature et la finalité

Kappn lit les données de votre agence, prépare des écrits professionnels à partir d'elles, et les dépose dans votre file de validation. Les opérations sont la collecte, la lecture, la structuration, la conservation et la mise à disposition. Aucune donnée n'est diffusée, publiée ni envoyée à un tiers par le produit : tout ce qui est destiné à un client attend un clic humain.

La durée du traitement est celle de l'abonnement, prolongée des trente jours de restitution prévus par les conditions générales.

3. Les personnes concernées

• Les clients et prospects de votre agence : vendeurs, acquéreurs, bailleurs, locataires.
• Les collaborateurs de votre agence, salariés comme agents commerciaux.

4. Les catégories de données

Les contacts repris de votre logiciel métier ou d'un fichier d'export : nom, adresse électronique, numéro de téléphone, commune, qualité (acquéreur, vendeur, bailleur, locataire), objet de la recherche, référence dans votre logiciel, date de création de la fiche chez l'éditeur.

Les biens : référence, type, commune, code postal, surface, nombre de pièces et de chambres, prix, classement énergétique et gaz à effet de serre, statut, type de mandat, date de mise en ligne.

Les comptes de vos collaborateurs : nom, adresse électronique de connexion, rôle, statut salarié ou agent commercial.

Ce que produit le service : les pièces préparées et leurs vérifications, les conversations tenues avec un assistant, les règles de maison que vous déposez, les traces des passages automatiques.

Kappn ne demande aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du règlement, ni de donnée bancaire de vos clients. Aucun formulaire du produit n'en réclame.

5. Nos obligations

• Nous ne traitons vos données que sur vos instructions documentées, dont cet accord et l'usage que vous faites du produit.
• Vos données ne servent ni à un autre client, ni à entraîner un modèle. Aucune donnée n'est vendue ni cédée.
• Les personnes qui accèdent aux données sont tenues à la confidentialité.
• Nous vous aidons à répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition et de portabilité de vos clients.
• Nous vous signalons toute violation de données sans délai injustifié après en avoir pris connaissance, avec ce que nous savons de sa nature, de son étendue et des mesures prises.
• Nous mettons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet article, sur demande écrite.

6. Les mesures de sécurité

Le cloisonnement entre agences est tenu par la base de données elle-même, à chaque lecture et à chaque écriture, pas par une garde applicative que l'on pourrait contourner. Une agence ne voit que ses lignes.

Les clés d'accès que vous collez pour brancher un outil sont chiffrées en AES-256-GCM avant d'être rangées. Elles sont hors de portée des écrans : même connecté, personne ne peut les relire.

L'accès à l'application suppose une session vérifiée à chaque requête. Les échanges passent en HTTPS. Quand la messagerie et les agendas seront branchés, chaque poste autorisera les siens sur son propre compte : Kappn ne demande jamais d'accès administrateur à votre domaine, et jamais de mot de passe.

7. Les sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez Kappn à recourir aux sous-traitants ci-dessous. Ils sont cinq, et ce que chacun reçoit est écrit ligne à ligne.

• Supabase : la base de données et l'authentification. Il héberge la totalité de ce que Kappn conserve, contacts, biens, comptes, pièces préparées, conversations et traces.
• Vercel : l'hébergement du site et de l'application. Les données transitent par ses serveurs le temps d'être traitées, et ses journaux techniques portent les adresses IP et les requêtes. Les fonctions serveur sont configurées pour s'exécuter dans la région de Dublin, en Irlande.
• Stripe : le paiement et la facturation. Il reçoit l'adresse électronique du compte qui souscrit, un identifiant technique de l'agence, et les coordonnées bancaires que la personne saisit directement chez lui. Kappn ne voit ni ne conserve de numéro de carte. Aucune donnée de vos clients ne part chez Stripe.
• Anthropic : le modèle de langage qui rédige les pièces. Il reçoit, à chaque appel, le nom de votre agence, la consigne du travail demandé, les règles de maison que vous avez déposées, et les seules données nécessaires à la pièce.
• Resend : l'acheminement de nos courriers électroniques. Il reçoit l'adresse des destinataires et le contenu du message. Le rappel du matin, adressé au propriétaire et aux administrateurs de votre agence, porte le nombre de pièces qui attendent et, pour six d'entre elles, la ligne d'objet de la pièce, c'est-à-dire la personne ou le bien concerné. Un nom de votre client peut donc y figurer.

Ce qui part chez Anthropic aujourd'hui, concrètement : la date du jour, des comptes agrégés sur votre équipe, vos branchements et votre file, le résumé chiffré de votre portefeuille, et les fiches de biens incomplètes avec leur référence, leur commune et ce qui leur manque.

S'y ajoutent, sur les travaux qui rapprochent un bien de vos acquéreurs ou qui relancent les fiches restées sans nouvelles : le nom de ces contacts tel qu'il figure dans votre fichier, et le texte de leur recherche. Leur adresse électronique et leur numéro de téléphone, eux, ne partent jamais : aucun traitement automatique ne les met dans un appel au modèle.

En conversation, s'y ajoutent le prénom du collaborateur qui écrit, ce qu'il écrit lui-même, jusqu'à douze tours de l'échange en cours, et le titre des pièces que la relecture a arrêtées avec le motif de l'arrêt. Ce titre nomme la personne ou le bien concerné : il peut donc porter le nom de l'un de vos clients, sans que le collaborateur l'ait écrit lui-même.

L'appel se fait par nos serveurs, pour une réponse et une seule. Rien n'est envoyé pour entraîner un modèle.

Les outils que vous branchez vous-même, logiciel métier, messagerie, téléphonie, plateforme d'envoi, ne sont pas nos sous-traitants : ce sont vos comptes, chez vos fournisseurs, sous votre contrat.

Tout ajout ou remplacement de sous-traitant vous est annoncé par écrit trente jours avant sa mise en service. Vous pouvez vous y opposer pendant ce délai ; à défaut d'accord, vous résiliez sans frais.

8. Les transferts hors de l'Union européenne

Certains de ces prestataires sont établis hors de l'Union européenne ou y ont recours pour leur support. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées des mesures propres à chaque fournisseur.

Région d'hébergement de la base de données Supabase : information non encore publiée.

9. La fin du contrat

À la fin de l'abonnement, vos données restent disponibles trente jours pour vous laisser en demander la restitution, dans un format lisible par une machine. Passé ce délai, elles sont supprimées, sauf ce que la loi nous oblige à conserver.

La demande de restitution ou de suppression anticipée se fait par écrit à contact@kappn.ai. Il n'existe pas aujourd'hui de bouton d'export dans l'application, et nous préférons l'écrire plutôt que de le laisser croire.

10. Le contact

Pour toute question relative à cet accord, à un incident, ou à une demande d'une personne concernée : contact@kappn.ai.

Délégué à la protection des données ou point de contact désigné : information non encore publiée.